1. การเขียนคำขึ้นต้น – ใช้ตามฐานะของผู้รับหนังสือ โดยทั่วไปกรณีถึงบุคคลโดยตรง ใช้ “เรียน” เช่น เรียนผู้อำนวยการ…… ส่วนกรณีส่งถึงหน่วยงาน ใช้ “ถึง” เช่น ถึงสำนักงานเกษตรอำเภอ…
2. การเขียนหัวเรื่อง – ต้องเขียนเป็นประโยค (ไม่ใช่วลี) สื่อใจความหลักที่เราต้องการสื่อสาร (เน้นประโยคที่ขึ้นต้นด้วยคำกริยา) เช่น ขอความอนุเคราะห์…, ขอส่งข้อมูล…, ขอความร่วมมือ…. ย่อให้สั้นและกระชับที่สุด (ไม่ควรเกิน 2 บรรทัด)
3. การเขียนเนื้อเรื่อง – ชัดเจน ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย ผู้รับสารอ่านแล้วเข้าใจสารที่จะสื่อ ส่วนมากแบ่งเป็น 2-3 ส่วน (ย่อหน้า) ตามความเหมาะสม ประกอบด้วย

ส่วนที่ 1) เหตุที่มีหนังสือไป หากเป็นเรื่องใหม่ไม่เคยติดต่อกันมาก่อนให้ขึ้นต้น “ด้วย” และ “เนื่องจาก” หากเป็นเรื่องที่เคยติดต่อกันมาก่อนหน้าให้ขึ้นต้น “ตามที่…..นั้น” หรือ “ตาม….นั้น”

ส่วนที่ 2) เป็นส่วนของเนื้อหาที่เราทำหนังสือไปยังหน่วยงานนั้นๆ โดยเราต้องกำหนดประเด็นที่ต้องการให้ผู้รับสาร ทำอะไร อย่างไร ที่ไหน ต้องระบุวันเวลาให้ชัดเจน หรือถ้ามีการประสานงานต้องระบุผู้รับผิดชอบ พร้อมช่องทางการติดต่อ (โทรศัพท์, อีเมล์, ไลน์ ฯลฯ) ให้ครบถ้วน

ส่วนที่ 3) ส่วนสรุปและบอกจุดประสงค์ เป็นการสรุปว่าเราต้องการให้ผู้รับสารทำอย่างไรกับเรื่องที่ส่งมา ตัวอย่างเช่น

เพื่อทราบ → “จึงเรียนมาเพื่อทราบ”, “จึงเรียนมาเพื่อแจ้งให้ทราบล่วงหน้า”

เพื่ออธิบาย → “จึงเรียนมาเพื่อความเข้าใจ”, “จึงเรียนมาเพื่อนำไปปฏิบัติให้ถูกต้องต่อไป”

เพื่อขอร้อง → “จึงเรียนมาเพื่อขอความกรุณาโปรดให้ความร่วมมือเป็นวิทยากรอบรมในครั้งนี้”

เพื่อยืนยัน → “จึงเรียนมาเพื่อยืนยันขอให้ปฏิบัติตามเดิม”

เพื่อหารือ → “จึงเรียนมาเพื่อหารือว่า ในกรณีดังกล่าวควรจะดำเนินการประการใด ขอได้โปรดแจ้งให้ทราบด้วย”

เพื่อกำชับหรือเป็นคำสั่ง → “จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำเนินการต่อไป”

เพื่อเตือน → “จึงเรียนมาเพื่อให้ท่านโปรดขนย้ายสิ่งของออกจากพื้นที่โดยด่วน”